Rutiner för arbetsanpassning – Arbetsmiljöverket gör inspektioner

Enligt AFS 2023:2, 3 kap, 5 §, ska det finnas tydliga rutiner för arbetsanpassning. För företag med fler än 10 anställda finns det krav på att rutinerna ska vara skriftliga.

Med arbetsanpassning avses en individuell åtgärd i den fysiska, organisatoriska eller sociala arbetsmiljön som syftar till att en arbetstagare med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete ska kunna:

• fortsätta arbeta, eller
• återgå i arbete efter sjukfrånvaro.

Arbetsanpassning används både:

• förebyggande, för att undvika ohälsa och sjukfrånvaro, och
• vid återgång i arbete efter sjukfrånvaro.

Åtgärderna kan vara tidsbegränsade eller varaktiga, beroende på behovet.
Det krävs varken sjukskrivning eller medicinsk diagnos för att behov av arbetsanpassning ska kunna aktualiseras.

Enligt AFS 2023:2, 3 kap. 5 § ska arbetsgivaren se till att det finns rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning.

Av rutinerna ska det framgå:

• vem som tar emot informationen
• vad mottagaren ska göra
• hur informationen hanteras

Rutinerna ska vara:

• kända för alla arbetstagare, och
• skriftliga om företaget har 10 eller fler anställda.

Vid en inspektion ska arbetsgivaren kunna visa att det finns:

• en fastställd rutin (skriftlig vid ≥10 anställda)
• ett tydligt ansvar – vem tar emot informationen
• en beskrivning av hur information om behov hanteras
• ett sätt att säkerställa att rutinen är känd i verksamheten

Rutinen behöver inte vara omfattande. Det viktiga är att den är tydlig, realistisk och används i praktiken.

Arbetsanpassning kan göras på många sätt, till exempel genom:

• särskild eller anpassad arbetsutrustning
• anpassade arbetsuppgifter
• ändrade arbetstider eller arbetstakt
• förändrad arbetsfördelning
• tillfälliga lösningar under en begränsad period

Om den egna kompetensen inte räcker ska arbetsgivaren, enligt reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete, kunna överväga att anlita företagshälsovård eller annan sakkunnig extern hjälp. Så se över era rutiner för arbetsanpassning inför Arbetsmiljöverkets satsning på inspektioner i byggsektorn. Att ha enkla, tydliga och fungerande rutiner är ofta fullt tillräckligt.