Strukturera dina inköp

I en situation med ökande materialpriser på marknaden är det bra att vara aktiv och strukturerad när du köper in material. Gör en övergripande plan för hur du vill arbeta med dina inköp. Genom att lägga mer tid på inköpen kan du på olika sätt mildra effekterna av och minska riskerna med generella prishöjningar. Det kan till exempel röra sig om att se till att undvika att vara beroende av en leverantör, utan istället ha flera leverantörer att välja på.

Avtala om fast pris (ALEM 09 och AA VVS 09)

Branschen har tagit fram två standardavtal för materialköp. ALEM 09 är det avtal som är framtaget för köp av elmaterial och AA VVS 09 är motsvarande avtal för köp av VVS-material.

När det är praktiskt möjligt kan en förebyggande åtgärd vara att avtala om priset för ditt material redan vid tillfället du beställer det. Både ALEM 09 och AA VVS 09 innehåller bestämmelser som säger att om du och din leverantör inte har avtalat om något pris har din leverantör rätt att bestämma priset till det som gäller vid leveransen, så länge du underrättas om det.

Om du inte har avtalat om priset när du beställde visst material och leverans sker exempelvis en månad efter beställningen kan du alltså behöva betala ett högre pris än vad som gällde vid tidpunkten för din beställning, om din leverantör har höjt priset under tiden mellan beställning och leverans.

Om du före leveransen avtalart om priset med din leverantör är det bäst att göra det skriftligt. Enligt AA VVS 09 är det till och med ett uttryckligt krav för att det avtalade priset ska gälla. Men även om du handlar enligt ALEM 09 är det klokt att se till att en överenskommelse om pris faktiskt görs skriftlig. Det är mycket enklare att bevisa ett skriftligt avtal än ett muntligt om det skulle bli en tvist om vad ni egentligen kommit överens om.

Tänk igenom din kalkyl

I en marknad där det råder osäkerheter kan det vara klokt att överväga om du ska ta höjd för ökade materialpriser i din kalkyl när du räknar på ett anbud.

Naturligtvis kan det finnas upphandlingar där ett anbud med mer höjd i kalkylen kan göra det svårt att få kontraktet och där andra förebyggande åtgärder kan vara lämpligare att använda. I andra fall kan det däremot vara värt att räkna med större marginaler när du kalkylerar dina materialkostnader. Det handlar helt enkelt om att se till att värdera riskerna i varje projekt och väga dem mot varandra. Kanske behöver du inte ta höjd för precis allt material, men ser särskilt stora risker för någon viss materialtyp? Kalkylera inte på rutin, utan motivera för dig själv varför du räknar på ett visst sätt. Se till att vara noggrann när du går igenom förfrågningsunderlaget och säkerställ att du inte missar att räkna med något.

I en offentlig upphandling är utrymmet att förhandla om och reservera sig emot förutsättningarna som upphandlaren anger väldigt begränsade. Därför kan det i den typen av upphandlingar finnas särskild anledning att överväga hur du kalkylerar kostnaderna för ditt material.

Oavsett vilken typ av upphandling det är fråga om ökar dina möjligheter att ta hem kontraktet om du har en god relation med beställaren och denne känner till din kompetens sedan tidigare. Är du på förhand mer okänd för beställaren får du kanske i stället lägga mer tid och kraft på att i anbudet eller i en dialog runt det visa kompetensen på olika sätt.

Det kan också finnas poänger med att göra din beställare medveten om hur situationen ser ut för det material du behöver. Utgå inte från att din beställare är lika insatt i situationen som du är utan förklara och motivera ditt anbud inför beställaren.

Avtala om självkostnadsprincipen

Du och din beställare kan avtala om att hela entreprenaden eller delar av den ska ersättas på löpande räkning genom självkostnadsprincipen. Då få du betalt för dina faktiska kostnader tillsammans med ett entreprenörsarvode, ett procentuellt påslag, som ni också får avtala om. Genom självkostnadsprincipen får du alltså din faktiska kostnad tillbaka, även om ditt inköpspris på material ökar.

Tänk dock på att en entreprenad ersätts på löpande räkning behöver du kunna visa dina kostnader för beställaren vilket kan öka behovet av administrativt arbete. I många fall kan det vara svårt att beräkna och sammanställa alla de kostnader som uppkommer med anledning av ett visst arbete. Av den anledning har vi tagit fram KF El och KF VVS med tillhörande beräkningsmall, som är ett hjälpmedel för att kunna visa kostnaderna. Du hittar dokumenten via den här länken: KF El och KF VVS.

Gör reservationer

Ett annat sätt att minska effekterna av materialprisökningar är att du reserverar dig mot dem. Du kan till exempel göra en reservation i ditt anbud om att en viss kostnadsökning på ett visst material eller en viss materialtyp ska leda till att det avtalade fasta priset ska omförhandlas eller regleras på ett visst sätt.

Det är viktigt att du tänker på att det som utgångspunkt inte är tillåtet att göra reservationer inom en offentlig upphandling. I en sådan upphandling bör du alltså i stället överväga andra förebyggande åtgärder.

Att ta fram en reservation som fungerar för alla situationer och avtal är svårt. Därför behöver du anpassa din reservation i varje anbud för att den ska ha önskad effekt. Och även då kan det vara svårt att göra reservationen heltäckande, särskilt om det ska vara möjligt att få beställaren att acceptera den. Att du reserverar dig i ditt anbud kan dock vara en bra ingång till förhandling även om beställaren inte godtar din reservation rakt av.

Om du gör en reservation i ditt anbud är det viktigt att du har koll på den så kallade rangordningsregeln i kapitel 1 § 3 i AB 04/ABT 06. Rangordningsregeln säger att det som står i kontraktet ska gälla före det som står i övriga handlingar om de är motstridiga, eftersom kontraktet ligger överst i rangordningen.

För att du ska vara säker på att din reservation gäller kan du därför försöka se till att reservationen tas in i själva kontraktet och inte bara finns i ditt anbud. Om det inte är möjligt är det väldigt viktigt att du går igenom handlingarna noggrant så att inte någon handling som rangordnas högre än ditt anbud innehåller någon motstridighet i förhållande till reservationen. Tänk då också på att rangordningsregeln kan ändras genom ditt och din beställares avtal, så att en annan ordning än den som framgår av AB 04/ABT 06 ska gälla. En sådan ändring görs typiskt sett antingen i kontraktet eller i AF-delen. Om regeln ändras i AF-delen ska det framgå i den under kod AFC/AFD.111.

Avtala om indexreglering

Att se till att ditt avtal med din beställare innehåller en indexklausul är en åtgärd som kan minska effekterna av materialprisökningar, särskilt i avtal som löper över längre tidsperioder. Indexering innebär i korthet att de priser du som entreprenör kommer överens med kunden om förändras i takt med kostnadsläget.

Installatörsföretagen tillhandahåller Entreprenadindex fritt för medlemmar. Installatörsföretagen har ett verktyg där du snabbt kan se indexförändringen mellan olika månader. Du hittar mer information om entreprenadindex och laddar ner verktyget nedan.

Entreprenadindex

Till Entreprenadindex

Om har med en indexklausul i ditt anbud är det viktigt att du har koll på den så kallade rangordningsregeln i kapitel 1 § 3 i AB 04/ABT 06. Rangordningsregeln säger att det som står i kontraktet ska gälla före det som står i övriga handlingar om de är motstridiga, eftersom kontraktet ligger överst i rangordningen. För att du ska kunna vara säker på att indexklausulen gäller kan du därför försöka se till att klausulen tas in i själva kontraktet och inte bara finns i ditt anbud. Om det inte är möjligt är det väldigt viktigt att du går igenom handlingarna noggrant så att inte någon handling som rangordnas högre än ditt anbud innehåller någon motstridighet i förhållande till indexklausulen. Tänk då också på att rangordningsregeln kan ändras genom ditt och din beställares avtal, så att en annan ordning än den som framgår av AB 04/ABT 06 ska gälla. En sådan ändring gör typiskt sett antingen i kontraktet eller i AF-delen. Om regeln ändras i AF-delen ska det framgå i den under kod AFC/AFD.111.

Konsumententreprenader är entreprenader där din kund är privatperson.

I de fall du och din kund ingår ett fastprisavtal kan en förebyggande åtgärd vara att ta in en reservation rörande ökade materialpriser. Du kan till exempel göra en reservation i din offert och i ert skriftliga avtal om att en viss kostnadsökning på ett visst material eller en viss materialtyp ska leda till att det avtalade fastpriset ska omförhandlas eller regleras på ett visst sätt.

Om du tar in en reservation i ert avtal är det viktigt att du ser till att den är tydlig och att du förklarar för din kund vad den innebär. Se alltid till att reservationen görs skriftligen.

Ett annat alternativ är att avtala om att antingen hela tjänsten eller den delen av tjänsten som avser leverans av material ska ersättas på löpande räkning. Normalt innebär detta att din kund betalar dig för det du faktiskt har betalat för materialet samt ett visst påslag. Utgångspunkten är nämligen att din kund, om ni inte har avtalat om något annat, ska betala skäligt pris för varje enhet material som använts i entreprenaden. Vad som utgör skäligt pris påverkas naturligtvis av vilka inköpspriser som råder på marknaden.

Tänk på att spara alla underlag, kvitton och kvittenser för materialet du köper in eftersom det är bra att ha om det uppstår diskussioner rörande priset i ett senare skede.

Vad gäller enligt AB 04 och ABT 06?

Om du drabbas av materialprisökningar och har ingått ett avtal där AB 04 eller ABT 06 gäller är det viktigt att du har koll på vad de standardavtalen säger.

Huvudregeln är att det pris som du och din beställare har avtalat om för entreprenaden gäller. Generellt sett är det du som bär risken för att det blir dyrare för dig att köpa in material som ingår i entreprenaden. Men enligt bestämmelsen i kapitel 6 § 3 AB 04/ABT 06 kan det vara möjligt att ändra det avtalade priset för entreprenaden om materialkostnaden har ökat. Bestämmelsen säger att:

För att kunna justera ett avtalat fast pris enligt kapitel 6 § 3 AB 04/ABT06 behöver du alltså:

1. Visa att du har haft en kostnadsökning avseende materialet. Det här innebär att du behöver kunna visa vilken materialkostnad du kalkylerade med och vad du faktiskt har betalat för materialet.
2. Visa att kostnadsökningen antingen beror på myndighetsåtgärd, krig eller på onormala prisförändringar. När det gäller onormala prisförändringar kan det exempelvis visas genom att sammanställa hur mycket priset för en viss materialtyp brukar öka enligt entreprenadindex (t.ex. på årsbasis) och jämföra det med hur mycket priset har ökat i ditt fall.
3. Visa att kostnadsökningen var oförutsebar.
4. Visa att kostnadsökningen väsentligt har påverkat hela kostnaden för entreprenaden. Installatörsföretagen anser, mot bakgrund av praxis i branschen, att 2,5 % kan fungera som riktmärke för väsentlighetsbedömningen. Det är dock inte uteslutet att lägre nivåer på exempelvis 1,5 eller 2 % också kan anses väsentliga eftersom sådana kostnadsökningar i regel mycket kraftigt slår mot installatörs kalkylerade vinst.

Framställ krav mot din beställare

För att beräkna de ändrade kostnaderna behöver en jämförelse göras mellan å ena sidan de kostnader som uppskattades vid anbudstillfället och å andra sidan de faktiska kostnader som uppstår under projektet. För visa vilka kostnader som du räknade med vid anbudstillfället kan projektkalkylen och då gällande prislistor användas. För att visa vilka kostnader som faktiskt uppkom under projektet kan fakturor från materialleverantörer och prislistor från inköpstillfället användas.

Uppgår kostnadsändringen till 2,5 procent eller mer av kontraktssumman är påverkan med största sannolikhet väsentlig. Även mindre kostnadsändringar kan sannolikt vara väsentliga.

Om du bedömer att bestämmelsens förutsättningar är uppfyllda i ditt fall bör du så snart som möjligt framställa krav mot din beställare. Du kan till exempel använda dig av följande text.

Tips på vägen

Tidig dialog med beställaren är bra

Om du misstänker att du kommer drabbas av ökade priser kan det vara bra att direkt inleda dialog med din beställare. Får du snabbt igång en dialog med beställaren kan du till exempel föreslå att du kan köpa in materialet nu till det lägre pris som fortfarande gäller men att beställaren då får stå kostnaden för lagerhållningen, eller att du kan vänta med ditt inköp men att du då kan komma att begära ytterligare ersättning från beställaren om priserna gått upp och inneburit ökade kostnader för dig.

Ta fram gediget underlag

Det kan vara svårt att övertyga beställaren om din rätt till ersättning. Därför är det viktigt att ta fram gediget underlag som styrker ditt krav.

• För visa vilka kostnader som du räknade med vid anbudstillfället kan projektkalkylen och då gällande prislistor användas.
• För att visa vilka kostnader som faktiskt uppkom under projektet kan fakturor från materialleverantörer och prislistor från inköpstillfället användas.
• För att visa vilken prisutveckling som är normal och förutsägbar behövs underlag som visar prisutveckling över tid
• För att visa att prisökningen beror på yttre faktorer (och alltså inte på ditt inköpsarbete) kan behövas underlag som visar hur du bedrivit ditt inköpsarbete. Tex underlag som visar att du försökt köpa material till lägre pris men att material till lägre pris inte fanns att tillgå.
• När du tar fram underlag kan du vända dig till din leverantör och be om hjälp. Du kan till exempel fråga leverantören varför de har höjt sina priser och be dom skicka underlag till dig om orsakerna, prisutveckling, och liknande.

Gör gemensam sak med din beställare

I måna entreprenader är det byggentreprenören som är installatörens beställare. Om det gäller i ditt fall kan du använda det förhållandet som ett argument för att ni bör göra gemensam sak och hjälpas åt gentemot byggherren. Byggmaterial kan också ha ökat i pris. Förklara att ni och byggaren sitter i samma båt och bör kunna hjälpa varandra för att minska era respektive skador till följd av materialprisökningarna och driva kravet mot byggherren.

Föreslå byte till likvärdigt material

Det är vanligt att beställaren i vissa avseenden föreskriver ett visst material, fabrikat eller vara. Om just det föreskrivna materialet träffas av en prisökning kan du överväga att lyfta fram ett likvärdigt men billigare alternativ för beställaren att ta ställning till.

Lämnar du ett sådant förslag kan du förklara att det föreskrivna materialet har ökat i pris och att du, om ett byte inte kan genomföras, kan komma att begära ytterligare ersättning för dina ökade materialkostnader.

Du behöver också förklara för din beställare varför det föreslagna materialet ska bedömas som likvärdigt med det föreskrivna. Se till att sätta dig in i den frågan för att kunna förklara likvärdigheten för din beställare. Det är också viktigt att du är klar över vem som bär det slutgiltiga ansvaret för likvärdigheten och att du, i de fall det är du som ansvarar, säkerställer att det material som ”byts in” verkligen uppfyller alla ställda krav.

Konsumententreprenader är sådana entreprenader där din avtalspart är en privatperson. I de fallen gäller normalt konsumenttjänstlagen.

Enligt konsumenttjänstlagen gäller det pris som du och din kund har avtalat om för den tjänst du ska utföra. Det finns ingen bestämmelse i konsumenttjänstlagen som motsvarar den i AB 04 och ABT 06. Därför är dina möjligheter att få till en justering av ett avtalat pris på grund av att du har haft ökade materialkostnader generellt klart mindre i en konsumententreprenad. Men det beror också på vad du och din kund egentligen har avtalat om priset.

Avtal om pris på löpande räkning

Har du och din kund avtalat om att arbetet ska utföras på löpande räkning är det normalt inte något problem att dina materialkostnader ökar till följd av att dina leverantörer höjt sina priser. Utgångspunkten då är nämligen att din kund, om ni inte har avtalat om något annat, ska betala skäligt pris för varje enhet material som använts i entreprenaden. Vad som utgör skäligt pris påverkas naturligtvis av vilka inköpspriser som råder på marknaden.

Normalt innebär detta att din kund betalar dig för det du faktiskt har betalat för materialet samt ett visst påslag. Tänk på att spara alla underlag, kvitton och kvittenser för materialet du köper in eftersom det är bra att ha om det uppstår diskussioner i ett senare skede.

Ungefärlig prisuppgift

Ett alternativ till avtal om pris är att du har lämnat en ungefärlig prisuppgift till din kund. Enligt bestämmelserna i konsumenttjänstlagen har då din kund rätt att räkna med att det slutliga priset som mest är överstiger den ungefärliga prisuppgiften med 15 %. Om du till exempel har lämnat en ungefärlig prisuppgift på 1 000 kr kan du alltså maximalt kräva 1 150 kr i betalning.

I ett sådant läge kan du därför justera priset något om du får ökade materialkostnader, men inte med mer än nämnda 15 %. Det är viktigt att komma ihåg att om du lämnar en ungefärlig prisuppgift eller på något annat sätt avtalar om priset med en konsumentkund förutsätts du ange priser inklusive moms.

Avtal om fast pris

Har du och din kund i stället avtalat om ett fast pris för en viss tjänst är du normalt bunden till det priset. I de allra flesta fall är det då väldigt svårt att hitta en öppning i konsumenttjänstlagen som ger dig rätt att justera priset i efterhand på grund av att ditt material har blivit dyrare under avtalstiden.

Om kostnaderna ökar på grund av något som beror på kunden finns en bestämmelse som kan ge rätt till att göra ett pristillägg. Det skulle till exempel kunna bli aktuellt om arbetena inte kan komma igång i den tid som avtalats eftersom kunden på något vis försenar starten, och att materialpriserna ökar under den fördröjningen. Men inte ens i ett sådant läge är det helt givet att priset kan justeras. Du måste nämligen på något vis och allra helst skriftligen ha meddelat kunden om förseningen och genom det ha fått kunden att förstå att den försening som kunden orsakat riskerar att göra tjänsten dyrare.